Componentes esenciales de una base de datos
En prácticamente cualquier base de datos actual existen cuatro elementos esenciales: tablas, consultas, informes y formularios. El propósito de cada uno de ellos se describe a continuación.
Tablas
Las tablas son estructuras, formadas por campos y registros, que van a permitir almacenar la información. Sin tablas la base de datos se puede decir que no existe, ya que el resto de componentes depende de ellas.
Consultas
Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas. Con esta breve descripción podríamos pensar… ¿y por qué no la miramos directamente en ellas? Pues bien, la ventaja se encuentra en la posibilidad que ofrecen las consultas para filtrar la información y mostrar sólo aquellos datos que nos interesen en cada caso. Por ejemplo, imagina que tenemos una enorme base de datos con cientos de recetas de cocina y resulta que hoy nos apetece hacer arroz. En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que hablen de arroz. Otra de las características importantes de las consultas es que puedes utilizar más de una tabla para mostrar datos relacionados. Esto es así gracias a que Base es un sistema de bases de datos relacional.
La figura 1.4 muestra el aspecto que tendría una consulta sencilla en OpenOffice Base.
Figura 1.4
Nota: Las consultas se forman a partir de diferentes expresiones y funciones que nos permitirán relacionarnos con la base de datos para extraer información de una o varias tablas. Estas expresiones y funciones se crean empleando la interfaz y los asistentes de OpenOffice Base, sirviendo éstos como puente entre el lenguaje estructurado de consultas, o SQL y nuestros propósitos.
Formularios
Los formularios nos ayudarán principalmente en tareas de introducción de información. Cuando se trata de incluir pocos datos lo podemos hacer directamente sobre las tablas pero cuando el volumen es importante, este método se vuelve poco eficaz. Para resolver este problema tenemos los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma mucho más intuitiva y sencilla. En la figura 1.5 podemos ver un ejemplo de formulario. Además, y al igual que ocurre con las consultas, los formularios también permiten trabajar simultáneamente sobre varias de las tablas de una base de datos.
Figura 1.5
Informes
Los informes tienen la misión de mostrar los datos existentes en una base de datos de forma principalmente impresa aunque existen otras posibilidades tan interesantes como la generación de archivos en formato PDF. Los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de consultas.
La figura 1.6 muestra la apariencia típica de un informe creado con OpenOffice Base. Como puedes comprobar su aspecto es muy similar a los archivos de texto creados con Writer. Esta característica permitirá aprovechar nuestros conocimientos con esta herramienta y aplicarlos en el diseño de formularios con Base.
Figura 1.6
Nota: Base denomina a cada uno de los elementos que hemos descrito objetos de la base de datos. En la figura 1.7 podemos ver claramente en la parte izquierda de la interfaz de la aplicación los accesos disponibles para la creación de tablas, consultas, formularios e informes.
Figura 1.7