Bases de datos en la enseñanza

4 / Consultas

Ordenar registros

Aunque hemos comentado que las consultas son objetos de la base de datos que contemplan entre sus funciones principales el filtrado y la ordenación de información, existe la posibilidad de recurrir a herramientas de ordenación para trabajar en la vista previa con el resultado de la consulta. La barra de herramientas contiene tres botones como puedes ver en la figura 4.23 que permitirán trabajar sobre la vista previa de cualquier consulta.

Iconos de ordenación

Figura 4.23

Ordenación automática

Si lo único que necesitas es ordenar los resultados de la consulta utilizando como criterio un único campo, lo más sencillo será hacer clic sobre el nombre del campo para seleccionar la columna por la que serán ordenados los datos. Después, utiliza los botones: Ordenar ascendente u Ordenar descendente, según el orden que desees.

Actividad 2

Selecciona la columna Apellidos y haz clic en el botón Orden ascendente para mostrar el listado de alumnos ordenado alfabéticamente por apellidos como muestra la figura 4.24.

(Figura 4.24) Aspecto de la vista previa tras ordenar los registros por el campo Apellidos

Ordenación avanzada

Si necesitas ordenar sobre más de un campo, entonces debes recurrir al botón Ordenar. Después de seleccionarlo aparece el cuadro de diálogo que puedes ver en la figura 4.25.

Botón que muestra el cuadro de diálogo Orden

Figura 4.25

Actividad 3

El cuadro de diálogo Orden permite ordenar utilizando un máximo de tres campos. Compruébalo completado esta actividad:

  1. Selecciona en la primera lista el nombre de campo cuyo contenido usarás como referencia. Por ejemplo, Apellidos.
  2. En la lista de la derecha, en el sentido de la ordenación, selecciona Ascendente para obtener un listado alfabético de alumnos.
  3. Como segundo criterio de ordenación utiliza el Nombre. Por lo tanto, en la línea precedida por la palabra después despliega la primera lista y selecciona el campo Nombre.
  4. Como orden utiliza Ascendente.
  5. Para terminar, haz clic en Aceptar y comprueba los resultados.

Repitiendo los pasos descritos en esta actividad, puedes ordenar utilizando hasta tres campos distintos.