En un sistema informático es muy frecuente la necesidad de imprimir documentos ya que es una de las aplicaciones principales de los ordenadores.
Hace unos años, cuando las redes locales no estaban muy extendidas, cada PC disponía de su propia impresora. A veces se compartía una impresora entre varios PCs mediante un conmutador de impresora que inicialmente eran manuales y posteriormente fueron electrónicos.
Con la generalización de las redes locales se fueron sofisticando los sistemas para compartir y optimizar el uso de impresoras. En la actualidad, esos sistemas están muy desarrollados gracias a los servidores de impresión.
Un servidor de impresión es un software que permite que los PCs de una red local puedan hacer uso de las impresoras de la red de una forma eficaz ya que centraliza las tareas de impresión facilitando una gestión de las mismas.
Cuando distintos usuarios desean imprimir documentos, podrían enviarlos directamente hacia la impresora, pero eso consumiría recursos de sus PCs y mezclaría distintos trabajos. Una cola de impresión es un almacén temporal donde permanecen los documentos en espera de que puedan ser imprimidos según un orden secuencial.
La cola de impresión (almacén temporal) puede estar en el propio PC del usuario, en un servidor de impresión o en la misma impresora de red. Lo mejor es que la cola esté en un servidor de impresión, de esa forma el PC del usuario queda menos cargado, los trabajos de impresión de distintos usuarios no se mezclan y existe la posibilidad de administrar los trabajos de impresión (establecer prioridades, límites, etc...)
Cuando la impresora está conectada a un equipo, es necesario que dicho equipo esté encendido y que disponga de un software que comparta la impresora para que pueda ser utilizada por el resto de equipos de la red local. Habitualmente las impresoras conectadas a un equipo, suelen estar conectadas a un servidor ya que suelen estar siempre encendidos y además, como hemos comentado anteriormente, lo ideal es que la cola de impresión esté en el servidor.
Las impresoras conectadas directamente a la red son impresoras que disponen de una interfaz ethernet y tienen incorporado el protocolo TCP/IP que les permite integrarse perfectamente en nuestra red local. Suelen disponer de una pequeña pantalla con unos botones para poder configurar la dirección IP. Una vez hayamos configurado la dirección IP, desde un navegador podremos ir a http://ip-de-la-impresora para configurar el resto de parámetros y administrarla vía web. Cada vez es más frecuente ver impresoras con servidor de impresión propio aunque si no tienen esa funcionalidad, habrá que configurarla en un servidor de impresión quien administrará la cola de impresión.