Las causas que pueden provocar la pérdida de información son muy variadas, desde el mal funcionamiento de una aplicación hasta una rotura de un disco duro, pasando por todo tipo de programas maliciosos. Es por lo tanto imprescindible, planificar y llevar a cabo las tareas de prevención correspondientes.
Para estar preparados ante cualquier desastre que elimine la información de los discos duros del servidor, debemos planificar una política de realización de copias de seguridad periódicas que salvaguarden tanto los datos de los usuarios como los archivos de la configuración del sistema y los servicios.
Para realizar una copia de seguridad debemos decidir el tipo de soporte donde vamos a almacenar los datos. Lo ideal es utilizar un medio de almacenamiento extraible como cintas magnéticas, aunque es muy frecuente realizar las copias en discos duros. Actualmente están muy extendidos los discos extraibles usb (memorias flash de bolsillo) cuyas capacidades alcanzan los 2 GB aunque al ser un dispositivo fácilmente manipulable, existe la posibilidad de un borrado fácil de la copia de seguridad en él almacenada.
La segunda decisión que tomaremos es la planificación de la forma en que realizaremos la copia de seguridad. En función de la cantidad de datos a salvaguardar, podemos elegir entre tres tipos de tareas de copia de seguridad. Es importante seleccionar la tarea apropiada puesto que ello nos permitirá minimizar el número de cintas (u otros medios) y el tiempo empleado en realizar dicha tarea.