La implantación de un sistema automatizado conlleva mucho trabajo al principio y, aunque se haya realizado una planificación detallada del proceso, habrá que prever ciertos periodos de desorganización, causada por los cambios en la forma de trabajar.
En primer lugar, y tras decidir sobre la ubicación del equipo y de los terminales de consulta, se debe proceder a la adecuación de las infraestructuras en los locales de la biblioteca: revisar la instalación eléctrica, colocar los enchufes necesarios e instalar una línea telefónica para el módem, que permitirá establecer comunicaciones con el exterior.
Probablemente será necesario instalar mobiliario adecuado para el material informático. Y si se prevé la instalación de algún terminal de consulta, habrá que cablear el local entre el equipo central y el terminal.
Es conveniente estudiar a fondo las características de la aplicación informática para conocer las tareas que se pueden automatizar, la obligatoriedad o no de seguir un orden determinado en el proceso, las decisiones previas que habrá que tomar (por ejemplo, la política de préstamo), los datos que se deben tener a mano, las limitaciones que hay que tener presentes, etc. Para realizar esta primera aproximación es de gran utilidad el apartado manual de uso. La aplicación ABIES incluye, además del Manual de usuario, un apartado de Primeros pasos que orienta sobre la secuencia a seguir.
Dependiendo de los criterios pedagógicos establecidos al principio, debemos considerar qué procesos manuales deseamos mantener por las posibilidades educativas que ofrecen y en qué medida nos ayuda el ordenador a ello. Por ejemplo, puede ser interesante mantener los ficheros manuales para que los alumnos puedan practicar la búsqueda alfabética, entre otras muchas actividades posibles, como la clasificación de fichas, intercalación, etc. (…) ABIES no permite la impresión de fichas en formato ISBD, pero se podría cortar y pegar el texto del asiento bibliográfico en un documento de Word para imprimirlo posteriormente y elaborar un fichero manual.
Las características de cada biblioteca determinarán la organización del proceso de implantación del sistema automatizado. Es aconsejable ir automatizando progresivamente las diferentes funciones del sistema: catalogación y gestión de los fondos en primer lugar y después gestión de lectores y préstamo, lo cual permite una mejor adaptación del bibliotecario y de los lectores.
Se puede organizar un sistema de catalogación rápida de los documentos, reflejando solamente los datos básicos. Cada documento se equipará con el correspondiente código de barras para que los usuarios lo puedan sacar en préstamo. Dicha catalogación se puede completar en una segunda fase si se desea.
Se pueden simultanear el sistema manual y el automatizado hasta que se hayan eliminado los problemas con este último. Esto puede crear cierta confusión, pero por otro lado permite garantizar el servicio ininterrumpido a los lectores.
La automatización introduce una serie de tareas que son vitales para el correcto funcionamiento del sistema. Entre ellas están la realización de copias de seguridad, que es una de las principales, la reorganización de la base de datos, etc. Todas las labores periódicas que aseguran el buen funcionamiento del sistema deben ser realizadas por una misma persona, que será preferentemente el responsable de la biblioteca.
Se suele olvidar la cantidad de trabajo necesaria para crear y mantener las bases de datos. Es difícil calcular el tiempo necesario para la introducción de datos, pero puede ser revelador el tiempo empleado por otras bibliotecas. El mantenimiento es mucho más que la simple adición de registros. La utilidad de un sistema automatizado depende de la calidad de sus datos, que solamente puede ser garantizada con un control constante, que implica normalizar los métodos de trabajo, especialmente a la hora de introducción de datos, siguiendo criterios homogéneos de descripción bibliográfica.
El funcionamiento constante del sistema debe estar previsto incluso cuando se produzcan averías. En el mejor de los casos puede ser una pequeña avería, pero hay que prever soluciones para que se pueda mantener el servicio. Cuando surgen problemas, es necesario diferenciar si provienen del equipo o de los programas, para dirigirse al interlocutor pertinente.
Uno de los mayores problemas de la automatización es la catalogación inicial de todos los fondos o la introducción de los datos del catálogo manual en el ordenador. Este proceso, que se conoce como catalogación retrospectiva es la fase más costosa de la informatización ya que exige mucho tiempo y esfuerzo. Se suele aprovechar esta operación para pegar en los documentos los códigos de barras, introduciendo en el ordenador los datos que relacionan cada ejemplar con su código correspondiente. La copia de registros de otras bibliotecas, que se puede realizar con ABIES, simplifica bastante este trabajo.
Es importante establecer la prioridad de catalogación de los fondos. Para ello, puede ser interesante basarse en el sistema de clasificación utilizado por la biblioteca y decidir qué clases se van a catalogar en primer lugar y sucesivamente. El criterio debe ser el de los libros más solicitados por los alumnos. Así, si los alumnos se llevan en préstamo principalmente cómics, libros de animales y novelas de aventuras, habrá que empezar por esos documentos, hacer una catalogación básica, pegarles el código de barras, colocarlos en las baldas y pasar a otro conjunto de documentos.
Hay que tener claros también todos aquellos datos propios de la biblioteca que habrá que introducir aunque se copien los registros de otras bases de datos (número de ejemplares que se tienen, signatura cuando se clasifica con un sistema diferente de la CDU, ubicación, etc.).
Para que el paso al nuevo sistema se haga de forma eficaz, se deberá informar a los lectores sobre los cambios previstos mediante explicaciones en pequeños grupos, carteles, notas informativas etc., dependiendo de la edad de los alumnos. Si el nuevo sistema va a contar con catálogos de acceso público en línea (opac) será necesario instruirles en su manejo. Para ello se organizarán sesiones de formación y se editarán manuales con instrucciones sencillas.
Los resultados de la automatización se observan esencialmente a medio y largo plazo. Al ser éste un proceso largo, cuyos resultados no son inmediatos, la definición de objetivos permitirá evaluar si han sido conseguidos en sus diferentes fases.
La colaboración entre las bibliotecas y los creadores de los programas es muy importante para conseguir productos que respondan cada vez mejor a las necesidades de las primeras. Es importante sugerir mejoras para las nuevas versiones, con el fin de adaptar el programa a las necesidades reales de los centros y conseguir una aplicación de calidad. La web (http://abies.cnice.mec.es/) y el foro de ABIES tienen como objetivo facilitar la comunicación entre usuarios y de éstos con los creadores de la aplicación.
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