La catalogación de los fondos
La catalogación de los fondos |
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En este capítulo abordaremos cómo se cataloga un documento con Abies y descubriremos las herramientas que ofrece la aplicación para simplificar de forma notable esta tarea.
Cuando catalogamos con una aplicación informática debemos tener en cuenta la diferencia que existe entre un registro bibliográfico y los ejemplares asociados al mismo. El registro bibliográfico contiene todos los datos correspondientes a la identificación, descripción física y descripción de contenido de un documento.
Además, a estos datos se asocian los datos correspondientes a los ejemplares que existen en la biblioteca de dicho documento. Los datos del documento se introducen una sola vez en el sistema informático, mientras que se pueden dar de alta todos los ejemplares del mismo que deseemos completando tan solo unos mínimos datos del registro bibliográfico correspondiente: ubicación de ese ejemplar, tipo de documento según la política de préstamo, etc.
Además, el sistema atribuirá a cada ejemplar un número automático que servirá para identificarlo.
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Una de las opciones más interesantes para facilitar el trabajo de catalogación es definir y activar los valores por defecto para los fondos, los ejemplares y los lectores. De esta forma, dichos valores aparecerán predefinidos al dar de alta nuevos registros.
Téngase en cuenta que algunos son imprescindibles para completar el alta.
Dentro del menú Herramientas/Opciones hay un apartado donde se activan y desactivan los valores por defecto. Para cada categoría (fondos, ejemplares y lectores), existe una ventana en la que se establecen los valores por defecto. Basta introducir los valores por defecto y marcar la casilla correspondiente para que al dar de alta un nuevo ejemplar aparezcan rellenados estos valores. La tarea de introducir datos se facilita si se utilizan de manera correcta los valores por defecto. Si se configuran los valores más utilizados, se evita la introducción de datos muy repetidos como el tipo de documento, idioma, etc.
Para dar de alta un nuevo ejemplar, estando en la pantalla de Catálogo, se pulsa sobre el botón de Nuevo..., pasando a la ventana de consulta. El motivo por el que aparece esta ventana es que el primer paso previsto en la aplicación es comprobar si el documento que se desea añadir ha sido catalogado anteriormente en nuestra biblioteca o en otra y por tanto sus datos se encuentran ya en el catálogo o en el depósito. Para ello el depósito debe estar instalado y activo.
Si el registro se encontrase en el depósito,
se recuperaría la información bibliográfica y sólamente
habría que añadir o modificar la información relativa
al contenido del documento (para que sea coherente con el resto de la
colección de nuestra biblioteca) y los datos correspondientes al
ejemplar. Si el registro se encontrase ya en el catálogo, lo que
tendríamos que hacer es incorporar un nuevo ejemplar. En
este caso bastaría con incluir la información relativa al
mismo.
Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliográficos del depósito, se abre una ventana con la siguiente información: dónde se han localizado, cuántos son y la lista de títulos, acompañados del año de edición. Este último dato nos servirá para seleccionar el registro que coincida en mayor medida con el documento que queremos catalogar.
Una vez seleccionado, se pulsa el botón Seleccionar Registro, que conduce a la ventana con los datos del documento y que nos permitirá comprobar si coincide el resto de los datos.
Esta ventana está compuesta a su vez por tres pantallas a las que se accede pulsando en las tres pestañas de la parte superior:
Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliográficos
del catálogo, se abre la misma ventana que en el caso de que dichos
registros hubieran sido recuperados del depósito. La única
diferencia es que en la parte superior aparecerá señalada
la opción Catálogo y, junto a ella, la cantidad de
registros recuperados. El resto de la información y de las operaciones
a efectuar es similar: se selecciona el documento que coincide con el que
se quiere catalogar y se pulsa el botón Seleccionar Registro,
que conduce a la ventana con los datos del documento. Sin embargo,
en este caso tan sólo sería necesario introducir los Datos
del ejemplar. Por último, se pulsa Aceptar.
Como hemos visto, si queremos dar de alta un documento
en el catálogo debemos comenzar por comprobar si está incluido
en el depósito o en el catálogo.Recordemos que esto se realiza
desde menú Catálogo/Nuevo.
Cuando hayamos comprobado en la ventana de consulta que el documento no está registrado pulsaremos sobre el botón Cancelar y accederemos a una ventana de registro bibliográfico vacía.
La manera de rellenar los datos del registro bibliográfico es muy sencilla. Basta con introducir la información oportuna en cada campo. En caso de duda se sitúa el cursor en el campo y se pulsa la tecla F1, para que el programa muestre la ayuda contextual con una aclaración de la información que contiene ese campo. También se debe tener en cuenta que en algunos campos no se puede teclear la información directamente, sino que hay que seleccionar el dato correspondiente de una lista controlada. Este es el caso de los siguientes campos: Autor, Tipo de documento, Editorial, Materias, Aplicación Pedagógica, País, Lengua, CDU y Tipo de ejemplar.
Vamos a explicarlo mediante un ejemplo. Supongamos
que tenemos que catalogar el siguiente documento:
PORTADA:
| Colección dirigida por:
Antonio Ventura Diseño de colección y cubierta:
© Mónica Baró, Teresa Mañá
e Inmaculada Vellosillo, 2001 Primera edición, noviembre 2001 ISBN: 84-667-1309-3 |
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Colección TÍTULOS PUBLICADOS: El rumor de la lectura Bibliotecas escolares, ¿para qué? Historia portátil de |
El primer paso consiste en rellenar los datos principales. Se completan los campos con la información que se encuentra en el documento. Por ser el documento del ejemplo una obra colectiva, se debe encabezar por el primero de los autores (autor principal) e indicar los demás como autores secundarios.
La forma de asignar el primer autor es hacer un doble clic
en el icono de Seleccionar autor principal: 
.
Al hacer un doble clic sobre él, se abre la
ventana con el catálogo de autoridades, que es el listado de todos
los autores registrados en el catálogo. Hay que localizar en esta
lista al autor para asignarle el nuevo documento o, en caso de no
existir, darlo de alta:
De esta manera se ha asignado el autor principal. El resto de los campos se completan de igual manera. En caso de duda sobre la información que hay que introducir en un campo determinado, se coloca el cursor en dicho campo y se pulsa la tecla F1 para que se despliegue la ayuda contextual, con las explicaciones oportunas.
Por ejemplo, si existiera una duda sobre el campo Resto de portada, después de situar el cursor y pulsar F1, se muestra la siguiente ayuda:
El resultado final será el siguiente:
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El último proceso de la catalogación es imprimir el tejuelo y el código de barras. El tejuelo es la etiqueta que se coloca en el lomo del documento, con la signatura topográfica. Gracias a ella se determina fácilmente en qué lugar físico se encuentra el ejemplar.
El código de barras es la etiqueta que contiene el código de ejemplar en el formato de barras que se puede leer automáticamente con un lector apropiado. Facilita las tareas de préstamo y devolución de ejemplares.
Esta etiqueta se puede colocar en diversas partes, pero se debe optar por una para garantizar uniformidad en todos los ejemplares. Los lugares habituales son: verso de la cubierta, portada, verso de portada, última hoja y contracubierta. El proceso es idéntico para el código de barras y el tejuelo. Vamos a ver el del código de barras. Se accede desde Catálogo|Imprimir códigos de barras.
En la ventana que se abre se debe:
1º.- Seleccionar el intervalo de los ejemplares que se quieren imprimir (desde todos los ejemplares a números aislados).
2º.- Seleccionar el modelo de etiqueta. Si no está definido, es necesario crearlo. Esto se explica en detalle en el manual de Abies.
3º.- Posición de inicio, o etiqueta en la que se empieza a imprimir. Hay que tener presente que las secuencia de impresión es de arriba a abajo y de izquierda a derecha.
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Además del depósito Abies y del depósito
auxiliar, que están instalados en el propio ordenador, se pueden
obtener registros bibliográficos de otras bibliotecas.
Aunque es posible acceder a infinidad de catálogos de bibliotecas
a través de internet, Abies tan sólo permite la incorporación
de registros que se ajusten al formato IBERMARC, por lo que el número
de catálogos útiles se reduce considerablemente.
Existen tres modalidades para la consulta de los catálogos disponibles
en Internet. Son las siguientes:
Para aprender el manejo del cliente Z3950 se puede recurrir al manual de
Z-Pista.
Respecto a los catálogos en formato web o accesibles por terminal
remoto, un usuario con cierta soltura en el manejo de Internet podrá
hacer búsquedas bibliográficas sin dificultad.
A efectos prácticos nos vamos a centrar en dos catálogos accesibles
vía web que pueden ser considerados como los más interesantes
para obtener registros en una biblioteca escolar:
Catálogo en línea de la Biblioteca Nacional
http://www.bne.es/cgi-bin/wsirtex?FOR=WBNCONP4
Rebeca: Catálogo colectivo de la Red de Biblotecas Públicas
del Estado
http://www.mcu.es/REBECA/busqueda.html
Supongamos que deseamos catalogar el libro con ISBN 84-7635-486-X y que no se encuentra en los depósitos locales.
Si se prefiere capturar el registro a crearlo manualmente,
el proceso es similar en ambos catálogos, aunque para ilustrar
este ejemplo se han utilizado las pantallas correspondientes al catálogo
de la Biblioteca Nacional. Los pasos a seguir son:
A partir de este momento el registro queda incorporado al depósito auxiliar. Ahora se procederá como en una catalogación corriente, con la seguridad de que al realizar la búsqueda en los depósitos se recuperará el registro introducido. Recuperar registros de Internet es una tarea sencilla, pero implica un esfuerzo.
En ciertas ocasiones puede estar plenamente justificado dicho esfuerzo, pero en otras muchas puede ser más efectivo realizar directamente la catalogación en la propia biblioteca. Esta circunstancia dependerá del tipo de documento o del nivel formal de descripción que se quiera para el registro. La biblioteca escogerá el que más le convenga.
Para concluir este apartado conviene aclarar que no es obligatorio trabajar simultáneamente con el navegador y Abies. Puede resultar más sencillo hacer todas las búsquedas de manera seguida, guardando los registros en un archivo de texto (por ejemplo en Word o en el Bloc de notas), y posteriormente ir importando uno a uno del archivo obtenido al catálogo. Es aconsejable encontrar la manera de trabajar que resulte más cómoda y eficiente a la biblioteca, y por ello lo mejor es hacer varias pruebas para determinarlo.
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